ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM PLANI
1. AMAÇ
Bu planın amacı, acil ve
beklenmedik durumların; şirketin olağan çalışmasını olumsuz yönde etkileyecek
sonuçlar yaratmasını engellemek, acil ve beklenmedik durum sırasında ve
ertesinde olağan hizmetlerinin sunumuna devam edilmesini sağlamaktır. Olası
felaketlere karşı hazırlıklı ve organize olmak, önceliklerin ve kritik
süreçlerin belirlendiği, değişimlerin takip edildiği, detaylı ve organize bir
iş devamlılığı planına sahip olmayı gerektirmektedir.
Acil ve beklenmedik durum
kapsamında değerlendirilecek doğal afetlerin oluşması halinde öncelik personel
ve müşterinin can güvenliğinin korunmasıdır.
Şirketin olağan çalışmasını kesintiye uğratacak
ve/veya hizmet sunmasını engelleyecek acil ve beklenmedik durumlar aşağıdaki
gibi tanımlanmıştır;
a) Doğal Afetler (Deprem, Yangın,
Fırtına, Sel, vb.)
b) Faaliyetlerin sürdürüldüğü binada
meydana gelen beklenmedik durumlar ( yangın, patlama, su baskını vb)
c) Terörist Saldırılar, Savaş, Halk
Ayaklanması vb.
d) Şirketin çalışması için birinci
ve ikinci derecede gerekli olan altyapı eksiklikleri, uzun süreli elektrik ve
telefon kesintileri, su ve yakıt kaynaklarındaki olumsuzluklar
e) Şirketin bilgi işlem sisteminin
çalışamaz hale gelmesi, Şirket sistemine dış saldırılar gerçekleşmesi (hack,
virüs)
f)
Hastalık, iş bırakma, trafik kazası gibi nedenlerle personelin büyük
bölümünün işe gelememesi/gelmemesi,
g) Para piyasalarında meydana gelen
olağanüstü haller nedeniyle para ve sermaye piyasalarında işlem yapılamaması, tahsilât
ve ödeme sistemlerinin çalışmaması,
Acil ve beklenmedik durumun
yönetimi amacıyla yapılacak işlemler aşağıda sıralanmıştır.
3.1 Acil ve
Beklenmedik Durum Sorumlularının Oluşumu (ABDS)
Acil
ve Beklenmedik Durum Planının uygulanmasından sorumlu olmak üzere içlerinden
birisinin Genel Müdür Yardımcısı düzeyinde bir çalışanını ve ona alternatif
olacak başka bir çalışanı Acil ve Beklenmedik durum sorumlusu olarak atar.Kısaca
(ABDS )olarak anılacaktır. Acil ve
Beklenmedik Durum Sorumlusunun görev yapamayacak halde
olması durumunda alternatif olarak
belirlenen çalışanı Acil ve Beklenmedik Durum sorumlusunun tüm yetki ve
sorumlulukları ile görev yapar
Şirketimizde
Acil ve Beklenmedik Durum Sorumlusu olarak Genel Müdür Yardımcımız, Mustafa Toprak, Alternatif
sorumlu olarak Genel Müdür
Yardımcımız Şükrü Öner , Şirketimizin 06-02-2009 tarih ve 266 sayılı Yönetim
Kurulu kararı ile belirlenmiştir.
Acil ve
Beklenmedik Durum sorumluları Yönetim Kurulu kararı ile belirlenir ve
bunların Ünvan ve her türlü iletişim bilgileri, Sermaye Piyasası Kurulu,
İstanbul Menkul Kıymetler Borsası, Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş., İMKB Takas ve
Saklama Bankası A.Ş.’ne ve Sermaye Piyasası Kurulunun belirleyeceği diğer
kuruluşlara bildirilir.
ABDS’su her
yıl olağan toplantı yaparak acil ve beklenmedik durumlarla ilgili plan ve iş
akışlarının güncelliğini kontrol eder.
Sorumlular plan ve iş akışlarında
güncelleme veya değişiklik yapılması gerektiği yönünde bir karara varırsa bu
kararını rapor şeklinde Yönetim Kuruluna sunar. Acil ve
Beklenmedik Durum sorumlusu çağrısı üzerine normal toplantı tarihini
beklemeden de toplantıya çağrılabilir. Komite acil ve beklenmedik durumun önem
derecesini belirleyerek personeli izinden çağırmak, geçici görevlendirme yapmak
ve şirketin rutin faaliyetlerini sürdürmeye yönelik kararlar alma konusunda
yetkilidir.
ABDS Öncelikli
görevi, acil ve beklenmedik durumun;
a) Çalışma ortamının kullanılamaz hale gelmesi, bilgi işlem sistemlerinin
devamlılığın sağlanamaması veya çalışma ortamının ve bilgi sistemlerinin kısa
sürede giderilemeyecek ölçüde hasara uğraması
b) Çalışma ortamı fiziken sağlam olmakla birlikte çalışmaların devamlılığını
engelleyen, kesintiye uğratan genel olarak sistemin sağlıksız çalışmasına yol
açan nedenlerin ortaya çıkması,
hallerinden hangisine uygun olduğunun tespit edilmesidir.
Yapılan A veya B durumu tespiti doğrultusunda bu planda belirtilen tedbirleri
alır.
3.2 Personelin
Görev Dağılımı
Acil ve beklenmedik durum planının
uygulanmasından Acil beklenmedik
Durum Sorumlusu kısaca (ABDS) olmakla birlikte, acil ve beklenmedik bir
durum meydana geldiğinde kural olarak bütün Şirket personeli; Şirket, müşteri
ve personelin karşılaşacağı risklerin giderilmesinde görevli ve sorumludur. Personel söz konusu görev ve sorumluluklarını
ABDS’nun yönlendirme ve koordinasyonu
altında yerine getirir. ABDS acil ve
beklenmedik durumda personel ve bölümlerin üstlerine düşen görev ve
sorumlulukları yerine getirmesini sağlar. Durum bazında yapılacak işlerin
farklılaştırılması ABDS’su yetkisinde
olmakla birlikte genel olarak aşağıdaki görev dağılımına uyulur.
|
İŞİN KONUSU |
DURUM |
İLGİLİ
BÖLÜMLER |
|
UYARMA; Acil ve beklenmedik
durumun meydana geldiğinin/gelme olasılığının yükseldiğinin Komiteye bildirilmesi |
A ve B |
Tüm Personel |
|
YARDIM ÇAĞIRMA: Ekli listede
verilen kurumlara ulaşıp gerekli bilgilerin aktarılması |
A |
Mali İşler ve
Operasyon |
|
İLK YARDIM: Profesyonel destek
ekipleri ulaşana kadar geçen sürede ilk yardım faaliyetlerinin yerine getirilmesi |
A |
Yurtiçi Satış ve
Pazarlama |
|
KURTARMA: Şirkete ait bilgi, doküman
ve diğer önemli evrakın kurtarılması |
A |
Tüm personel |
|
KORUMA: Kurtarılan Şirkete ait
bilgi, doküman ve diğer önemli evrakın koruma altına alınması |
A |
Mali İşler ve
Operasyon, Bilgi İşlem |
|
BİLGİLENDİRME: Müşterilere ve
iş ilişkisinde bulunulan diğer kişi ve şirketlere gerekli açıklamaların
gönderilmesi |
A ve B |
Yurtiçi Satış ve
Pazarlama |
|
ZORUNLU BİLDİRİMLER: Mevzuat
uyarınca kamu otoritelerine yapılması gereken bildirimlerin gönderilmesi |
A ve B |
Mali İşler ve
Operasyon |
İzinli personel Acil ve
Beklenmedik durumun oluşması halinde Komite üyelerine ulaşma sorumluluğu
altındadır.
3.3 Bilgisayar Sistemlerinin
Yedeklemesinin Yapılması
A türü acil ve beklenmedik
durumlarda operasyonlarını sürdürebilmek amacıyla Şirket hizmetlerinin
yürütülmesinde kullanılan bilgisayar sistemlerinin yedeklemesi yapılacaktır. Yedekleme
sistemi ve donanım yedeklemesi ABDS ‘nun
kararları doğrultusunda bilgi
işlem birimi tarafından yapılacaktır.
Yedek sistemlerin çalışması ve
acil ve beklenmedik durumlarda şirketin bilgisayar sistemlerinde planlanmayan
ve kısa sürede giderilemeyen bir hizmet kesintisi olması durumunda, yedek sistemlerin
devreye alınması için izlenmesi gereken adımlar aşağıda yer almaktadır.
-
Bilgi İşlem merkezinde bulunan sistemlerin veri logları dönemsel olarak
yedek sistemlere aktarılır,
-
Yedek sistemler normalde ‘standby’ modunda çalışır,
-
Yedek sistemler ile ana sistemler arasında ‘heartbeat’ hattı kurulur ve bu
hat üzerinden yedek sistemler ana sistemleri çalışır durumda olduklarını belli
aralıklarla kontrol eder,
-
Ana sistemlerde bir problem olması durumunda yedek sistemler son logları
alır ve hizmet vermeye hazır duruma gelir.
-
Planlanmayan uzun süreli bir kesinti meydana gelmesi durumunda bilgi işlem
sorumlusu problemin nedeni ve sistemlerin durumu hakkındaki bilgiyi ABDS ‘na bildirir.
-
ABDS, ilgili birimleri bilgilendirir, gerekiyorsa toplantı yeri ve zamanını
belirler.
-
ABDS, Bilgi işlem birimi ile
müzakere ederek kesintiye sebep olan sorunu ve çözüm yöntemini belirler.
-
ABDS’u gerektiği takdirde tedarikçi
firmalar ve müşteriler ile temasa geçilmesi ve durumdan haberdar edilmesini
sağlar.
-
Sorun çözülene kadar yedek sistemlerle çalışmalar sürdürülür, ana sistemin
devreye alınması sonrası sorunun çözüldüğünün bilgisi verilir.
3.4 Tahliye Güvenliğinin Sağlanması
Karşılaşılabilecek A türü acil ve beklenmedik durumlarda
müşteri ve personelin hizmet binalarından en kısa sürede tahliye edilmesi için
kapı, yangın merdiveni gibi çıkış yolları sürekli kullanılabilir halde tutulur.
Bu konudaki işlemler idari işler birimi tarafından yerine getirilmekle birlikte,
önlemlerin yeterliliği ABDS tarafından
kontrol edilir.
3.5 Acil ve Beklenmedik Durum Tatbikatları
Komite, uygun gördüğü tarihlerde, bu plan ve buna bağlı
düzenlemelere uyumun test edilmesi, personelin hazırlıklı tutulması amacıyla
tatbikatlar gerçekleştirebilir. Söz konusu tatbikatlara mümkün olduğunca çok
sayıda personelin katılımı sağlanır.
4.1 Acil ve beklenmedik Durum Toplanması ve Görev Dağılımının
Uygulanması
Acil ve beklenmedik durumun haber
alınması sonrasında başkaca bir çağrı beklemeden, ABDS ve üyeleri Şirket genel merkezinde, bu mümkün
değilse alternatif merkezde derhal toplanır. Personel daha önceden belirlenen
görev dağılımına uygun olarak görevlerinin başına geçer. ABDS , gerekli
durumlarda görev dağılımının dışında görevlendirmeler yapabilir. Şirket genelini
ilgilendirmeyen durumlar, ABDS’ na gerek
olmaksızın Genel Müdür ve ilgili grubun en üst yöneticisi tarafından
çözümlenir.
A türü acil ve beklenmedik
durumlarda personele ulaşmada sorunla karşılaşmamak için Operasyon Bölümünce
hazırlanan personelin konut ve mobil telefon numaraları ile adres bilgilerini
içeren veri tabanı ABDS bilgisine
sunulur.
4.2 Durumun
Saptanması
Acil
ve beklenmedik durum meydana geldiğinde, çözüm yollarının ve yöntemlerinin
belirlenebilmesi amacıyla, ortaya çıkan durumun, bilgi ve görgü sahibi
olanlardan ve Şirket kayıtlarından edinilen bilgilere göre tanımı yapılır.
Durumun neden ortaya çıktığı belirlenir. Acil ve beklenmedik durumun tanımını
yapan ABDS bunu personele ve Yönetim
Kurulu’na bildirir.
ABDS,
acil ve beklenmedik durum sonucunda Şirket, personel ve müşteri açısından
ortaya çıkan ya da çıkması muhtemel risk ya da hasar ölçümü yapar. Uzmanlık
gerektiren durumlarda bir uzmanın bilgisine başvurulur. Değerlendirme sonuçları
bir rapor halinde tespit edilir ve Yönetim Kuruluna sunulur.
4.3 Bildirimlerin
Yapılması ve Yardım İstenmesi
ABDS tarafından acil ve beklenmedik durumla ilgili
olarak bilgilendirilen personel, 3.2. maddede yer alan görev dağılımına uygun
bir biçimde, ortaya çıkan acil ve beklenmedik durumun risk ve hasar derecesine
göre kamu güvenlik birimlerine, kurtarma birimlerine, sermaye piyasasının
düzenleyici ve denetleyici otoritelerine, çalışılan bankalara, sigorta şirketlerine
ve ilgili diğer kurum ve kuruluşlara bildirimde bulunur, gerekirse yardım ister.
ABDS söz konusu bildirimlerin
yapılmasını koordine ve kontrol eder. Acil ve beklenmedik durumlarda iletişim
kurulacak Şirket dışı yerlerin iletişim bilgileri bu planın ekinde
sunulmaktadır.
B türü acil ve beklenmedik durum olarak kabul edilen çalışma
ortamı fiziken sağlamken çalışmaların kısa süreli olarak sağlıksız çalışmasına
yol açacak nedenlerin ortaya çıkması halinde; işlemlerin diğer çalışan diğer
iletişim yöntemleriyle gerçekleştirilmesi için gereken önlemler ABDS tarafından alınır.
4.4 Acil ve
Beklenmedik Durumda Alternatif Hizmet Yeri ve Alternatif Hizmet Kanalları
Şirketin
hizmet verdiği işyeri merkezinin kullanılamaz olması durumunda, hizmete devam
edilecek alternatif yer için çalışmalar devam etmektedir. Burada da hizmete
devam etmenin mümkün olmaması durumunda ABDS hizmet verilecek en uygun yeri saptar ve en
hızlı biçimde personel, müşteri ve diğer ilgili yerlere duyurur.
ABDS acil ve beklenmedik durum nedeniyle hizmet
kanallarının işlerliğini tespit eder. Hizmet kanallarının kesilmesi durumunda
hizmetin aksamadan devam etmesini sağlamak için alternatif olarak
kullanılabilecek hizmet kanallarını tespit eder ve kullanıma geçirilmelerini
sağlar. ABDS tespit edilen alternatif
hizmet kanallarını personele bildirir. ABDS, tespit edilen alternatif hizmet kanallarının personelce
müşterilere bildirilmesini koordine ve kontrol eder.
4.5 Sorunun Çözülmesi ve Çalışmalara Başlanması
Acil
ve beklenmedik durum öncelikle Şirket imkânları ile çözümlenmeye çalışılır. Çalışmalarda
personel ve müşteri güvenliği için öncelikli önlemler alınır. ABDS , Acil ve
Beklenmedik Durumlarda, Görev Dağılımına bağlı olmaksızın görevlendirmeler
yapabilir. Acil ve beklenmedik durumun ortadan kaldırılmasında Şirket
imkânlarının yeterli olamaması durumunda ABDS, hangi kamu kurumlarından ve/veya özel
kuruluşlardan yardım alınması gerektiğini saptar. ABDS acil ve beklenmedik durumun etkilerinin Şirket
imkânları ile veya dışardan yardım alarak ne kadar süre içinde ve ne şekilde
ortadan kaldırılacağını gösteren bir rapor hazırlayarak Yönetim Kuruluna sunar.
Yönetim Kurulunca onaylandıktan sonra Rapor doğrultusunda hareket ederek acil
ve beklenmedik durumun ortadan kaldırılması için gerekli işlemlerin yapılmasını
sağlar. ABDS gecikmesinde sakınca
bulunan hallerde Yönetim Kurulu’na ulaşmakta zorluk yaşanması durumunda Yönetim
Kurulunun onayı olmaksızın gerekli önlemleri alarak uygulama yetkisine
sahiptir.
Acil
ve beklenmedik durumlarda çalışmalara tekrar başlanmadan önce ABDS tarafından ölçülebilir kayıplar ve ölçülemeyen
kayıpların değerlendirmesi yapılır. Mal, gelir, nakit akışındaki aksamalar,
yasal yaptırımlar, insan kaynakları, artan çalışma maliyeti ve diğer ek
harcamalar ölçülebilir kayıplar olup, personelin uğradığı moral ve motivasyon
kaybı ve Şirket’in itibar ve prestijinin azalması gibi unsurlar ölçülemeyen
kayıplardır.
4.6 Personelin
Görev ve Sorumlulukları
Şirket
personeli, acil ve beklenmedik durumlarda; ABDS’nun kontrol ve koordinasyonu altında hareket
ederek, bu planda yer alan görev dağılımına uygun olarak görev ve
sorumluluklarını yerine getirmek, yardım, kurtarma ve koruma çalışmalarına
katılmak, durumun normale dönmesi için en üst düzeyde çaba göstermekle
yükümlüdür.
5. DENETİM
Acil
durum planının uygulanabilirliğinin sorgulanması ve denetimi Şirket Müfettişi tarafından
ilgili yönetmeliklerde belirlendiği şekilde gerçekleştirilir.
Bu yönetmelik yönetim kurulu kararı ile onaylandığı gün yürürlüğe
girer.
|
BAŞVURULACAK YER |
|
KISA NO.
|
ALAN
KODU
|
TELEFON |
FAKS |
|
|
|
|
|
|
|
|
MKK |
İSTANBUL |
|
212 |
334 57 00 |
334 57 57 |
|
|
|
|
|
|
|
|
SPK |
ANKARA |
|
312 |
292 90 90 |
292 90 00 |
|
|
İSTANBUL |
|
212 |
334 55 00 |
334 56 00 |
|
|
|
|
|
|
|
|
TAKASBANK |
SANTRAL |
|
212 |
315 25 25 |
315 25 26 |
|
|
|
|
|
|
|
|
İMKB |
SANTRAL |
|
212 |
298 21 00 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
EMNİYET MÜDÜRLÜĞÜ |
POLİS İMDAT |
155 |
|
|
|
|
|
İSTANBUL |
|
212 |
635 00 00 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
JANDARMA |
JANDARMA İMDAT |
156 |
|
|
|
|
|
BÖLGE |
|
212 |
214 44 44 |
|
|
|
İSTANBUL |
|
212 |
285 19 22 |
|
|
İTFAİYE |
ACİL |
110 |
|
|
|
|
|
BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ |
|
212 |
635 01 00 |
512 10 87 |
|
|
En yakın |
|
|
|
|
|
CANKURTARAN |
ACİL |
112 |
|
444 0 911 |
|
|
|
BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ |
|
212 |
520 21 20 |
|
|
|
HAVA AMBULANS |
|
212 |
505 72 72 |
|
|
|
HAVA AMBULANS |
|
212 |
220 40 54 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
HASTANE |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ELEKTRİK |
ARIZA |
186 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
TELEFON |
TELEFON ARIZA |
121 |
|
|
|
|
|
TELEKS ARIZA |
123 |
|
|
|
|
|
TELEFON TELEKS ARIZA |
|
212 |
266 42 10 |
|
|
|
Telekom Anadolu |
|
|
|
|
|
DOĞALGAZ |
ARIZA |
187 |
|
|
|
|
|
İGDAŞ MERKEZ |
|
212 |
626 46 66 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SU VE KANALİZASYON |
ARIZA |
185 |
|
|
|
|
|
İSKİ MERKEZ |
|
212 |
588 38 00 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
İSTANBUL VALİLİĞİ |
ALO VALİLİK |
179 |
|
|
|
|
|
SANTRAL |
|
212 |
514 17 50 |
|
|
|
SİVİL SAVUNMA |
|
212 |
690 43 09 |
|
|
|
SAĞLIK |
|
212 |
638 30 00 |
|
|
|
AFET FM (AFET ANINDA) |
|
FM |
94.1 |
|
|
İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ |
SANTRAL |
|
212 |
512 55 00 |
|
|
|
ALO ZABITA |
153 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
TRT |
HABER MERKEZİ |
|
212 |
232 00 00 |
|
|
|
İSTANBUL BÖLGE |
|
212 |
232 12 00 |
|
|
|
|
|
|
|
|
ACİL VE
BEKLENMEDİK DURUM PLANI SORUMLUSU :
MUSTAFA
TOPRAK GENEL MÜDÜR YARDIMCISI mustoprak@gmail.com
Cep : 0532 421 19 99 Ev: 0216 410 95 60 İş: 0212 232 97 20 Faks : 0212 225 98 92
ALTERNATİF ACİL VE
BEKLENMEDİK DURUM PLANI SORUMLUSU:
ŞÜKRÜ ÖNER GENEL MÜDÜR YARDIMCISI onr.imkb@superonline.com
Cep : 0532 221 90
30 Ev: 0216 545 27 95 İş: 0212 234 40 62 Fax: 0212 225 98 92